Politique de confidentialité

ICAS entend protéger la vie privée de ses clients dans toute la mesure du possible, tout en offrant des services qui exigent la collecte et la vérification de renseignements personnels. Nous respectons les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, SC 2000, c.5, et de notre propre politique de confidentialité.

Raison d’être de la collecte de renseignements personnels

ICAS recueille des renseignements personnels dans le but de préparer des rapports d’évaluation et des services auxiliaires; au moment d’évaluer les titres scolaires et de vérifier l’authenticité des documents, nous prenons en considération la demande et les documents fournis à cette fin, ainsi que d’autres documents provenant de sources publiques et non publiques, y compris des établissements d’enseignement et des organismes gouvernementaux (appelés collectivement « les documents »).

La cohérence et l’exactitude des services d’évaluation que nous fournissons repose sur notre capacité à comparer des qualifications similaires ou identiques. C’est pourquoi il nous est essentiel de maintenir une base de données des documents liés à l’évaluation de requérantes et de requérants.

Accès à l’information

Les employés n’ont accès qu’aux documents requis pour mener à bien leurs tâches. Tous nos employés doivent signer une entente de confidentialité.

L’accès aux documents électroniques est protégé à l’aide d’un mot de passe afin de s’assurer que les renseignements personnels ne soient accessibles qu’aux seuls employés qui accomplissent les tâches liées à la demande d’évaluation.

Aucun renseignement personnel n’est communiqué à un tiers sans le consentement écrit de la requérante ou du requérant, sauf si ICAS a déterminé que cette dernière ou ce dernier a soumis de faux documents, auquel cas il se peut que nous en avisions des organismes gouvernementaux et non gouvernementaux, y compris d’autres organismes d’évaluation de titres scolaires. En soumettant une demande d’évaluation, la requérante ou le requérant accepte de communiquer ses renseignements personnels en pareille circonstance.

Tout requérant peut communiquer avec nos bureaux en tout temps pour obtenir une description de ses renseignements personnels en notre possession et pour connaître les tiers avec qui nous les avons partagés. Si une requérante ou un requérant croit que certains renseignements personnels contenus dans sa demande sont inexacts, elle ou il peut communiquer avec nous pour connaître les documents appropriés à fournir aux fins de correction de son dossier. Nous ne pouvons répondre aux préoccupations quant à l’exactitude des documents reçus directement d’un tiers.

Utilisation des renseignements personnels

ICAS recueille des renseignements personnels uniquement aux fins stipulées dans la présente politique de confidentialité.

Les documents originaux sont retournés avec le rapport d’évaluation dûment préparé, à la condition que la requérante ou le requérant passe ramasser son rapport en personne, qu’elle ou il paie le service de livraison par messagerie ou qu’elle ou il consente par écrit à leur retour par la poste régulière. Les documents envoyés directement à ICAS par un établissement sont la propriété d’ICAS et ne sont pas acheminés à la requérante ou au requérant ni à un autre tiers.

Le rapport d’évaluation ou les documents ayant servi à sa production ne seront communiqués à un tiers que si la requérante ou le requérant y consent par écrit.

Stockage des renseignements

Tous les documents fournis et que nous obtenons pour chaque demande sont conservés sous forme électronique.

ICAS emploie de strictes mesures de protection physiques, électroniques et procédurales afin de protéger les renseignements personnels non publics.

En soumettant une demande d’évaluation, la requérante ou le requérant confirme par le fait même qu’elle ou il accepte le stockage électronique de sa demande, de son rapport d’évaluation et des documents justificatifs pour une période minimale de dix (10) ans. Passé cette demande la requérante ou le requérant peut exiger par écrit la destruction des documents, ou encore elle ou il peut exiger que nous continuions d’en conserver seulement une version expurgée, en supprimant toutes les données d’identification personnelles. Dans un cas comme dans l’autre, nous fournirons une confirmation écrite que nous nous sommes  conformés à la demande.

Notre responsable de la protection de la vie privée

Pour soumettre des questions au sujet de notre politique de confidentialité, veuillez s.v.p. remplir notre formulaire en ligne.